“Digitalizar trámites en un corto plazo y a bajo costo”

Diseño de la solución

Para llevar a cabo este proyecto el SAG creó el Subdepartamento de Transformación Digital, que depende del Departamento de Tecnología de Información (DTI), el cual tomó la decisión estratégica de utilizar la herramienta SIMPLE, dispuesta por la División de Gobierno Digital (DGD), debido a que permitía digitalizar trámites en un corto plazo y a bajo costo.

El primer desafío fue conocer SIMPLE y entender cómo diseñaríamos y digitalizaríamos los trámites. Para superar esta curva de aprendizaje, el equipo participó en capacitaciones entregadas por Gobierno Digital, y revisamos los manuales disponibles y los procesos de ejemplo que estaban dispuestos dentro de la plataforma para que se pudiera practicar. Pero lo crucial fue contar con el apoyo de la DGD para responder consultas.

Otro punto importante fue que el coordinador de proyecto, con apoyo de la jefatura, se encargaba de levantar los requerimientos y diseñar las soluciones, mientras que los desarrolladores se enfocaban en ejecutar e implementar dichas propuestas, siendo los encargados de crear los microservicios necesarios para las integraciones de SIMPLE con otros servicios o sistemas requeridos para digitalizar los trámites.

Uno de los retos que tuvimos que enfrentar fue la implementación del botón de pago, coordinados con la Tesorería General de la República (TGR). 

Actualmente, el equipo del Subdepartamento de Transformación Digital sumó una persona que hace soporte y mejoras correctivas para aquellos trámites que ya se encuentran en producción dentro de la plataforma CeroFilas.

Claves del éxito

Se requiere de un equipo pequeño que se dedique a la digitalización de trámites y que aprenda a profundidad la herramienta SIMPLE, siendo capaz de conocer sus bondades y limitaciones, ya que esto es crucial a la hora de determinar el alcance y el nivel de complejidad de cada trámite que se requiere digitalizar.

Lo anterior es posible siempre y cuando se cuente con el apoyo de las jefaturas correspondientes,  para así mantener y potenciar este equipo.
 

Resultados

En el año 2019, logramos digitalizar 7 trámites, los que permitieron a los ciudadanos y empresas solicitar el servicio, pagarlo y recibir el producto, todo 100% online. Además, los funcionarios pueden gestionar los trámites digitalmente, facilitando la revisión de la documentación y entrega del producto, manteniendo un control del proceso.

Lo anterior, reduce los tiempos de tramitación significativamente, tanto para el ciudadano o la empresa que lo requiere, así como la gestión de los funcionarios. Esto se debe a que  antes el solicitante entregaba la solicitud de forma presencial en cualquier oficina, ésta era derivada internamente al área correspondiente, después el solicitante pagaba el servicio en cualquier caja del SAG, luego informaba al área respectiva y así el área comenzaba la tramitación de la solicitud. Finalmente, el solicitante debía ir nuevamente a las oficinas a buscar el producto o servicio, alargándose los tiempos de respuesta.

Desde que se decidió usar SIMPLE como herramienta de digitalización para nuestros trámites presenciales hasta tenerlos en producción dentro de la plataforma CeroFilas, nos tomó un tiempo de aproximadamente 8 meses, a partir de abril de 2019.

Para el año 2020, se considera dentro de nuestra planificación la digitalización de 6 trámites más con la herramienta SIMPLE.